【Google Workspaceとは？】料金や無料版との違いをGoogle認定資格保有者が解説！

Google WorkspaceとはGoogleのグループウェア

Google Workspaceとは、誰もが知っているGoogleが提供するグループウェアです。グループウェアとは組織のコミュニケーションや業務を円滑にするアプリやソフトのことで、他には Microsoft 365が有名です。2020年10月まではG Suite（ジースイート）という名前だったので、ネットで検索するとそちらの名前で解説されているサイトもあります。

Google Workspaceの最大の特徴は全てがWEB上で完結する点で、ソフトをインストールする必要もなければ端末や場所を選ぶこともありません。ネットさえ繋がっていれば、アカウントとパスワードだけで全ての機能を利用できます。また利用できるアプリも多く、業務に必要なアプリをGoogle Workspaceだけで網羅することも可能です。

Google Workspaceでは多くのアプリを利用できますが、どのアプリもシンプルな操作性で使い方を覚えるストレスを感じさせません。またアプリ間の連携も強く、使いこなせるようになると業務効率を非常に高めることができます。主要なアプリ一覧は以下の通りです。

表のとおり、Google Workspaceにはコミュニケーションツールや資料作成、セキュリティ機能に至るまで仕事で使うアプリが一通り揃っています。またこれらのアプリは全てWEB上で利用できるため、別でアプリをインストールする必要もありません。

上記アプリの多くは無料版Google アカウントでも利用できますが、管理コンソールとVault、Cloud SearchはGoogle Workspaceでしか利用できません。

Google Workspaceには中小企業向けのBusinessプランと、大企業向けのEnterpriseプランがあります。アカウント数が300を超える場合はEnterpriseプランしか選ぶことができませんが、Enterpriseプランの料金は公表されていないので、ここではBusinessプランのみ紹介します。各プランの料金と機能の違いは以下の通りです（料金は全て税抜き価格です）。

ここまで紹介してきたGoogle Workspaceは、月額で費用のかかる有料サービスです。しかし Googleアカウントには皆さんご存じのように無料版も存在します。細かい違いはありますが、Google Workspaceと無料版Googleアカウントの大きな違いは1つだけです。

管理コンソールを使えるかどうか

Google Workspaceのほとんどの機能は無料版Googleアカウントでも使えますが、先ほど紹介した管理コンソールはGoogle Workspaceでしか使えません。管理コンソールのおかげで組織のアカウントを管理したり、アプリの権限などを一括で設定することができます。逆に無料版 Google アカウントだと組織でアカウントを管理できませんし、アプリの設定も個人任せになってしまいます。

組織でデータや予定の共有をするのであれば、セキュリティ上組織内のアカウントは管理できていないといけません。

費用はかかりますが、組織で使うのであれば無料版GoogleアカウントではなくGoogle Workspaceを利用しましょう。

Google Workspaceの他にもグループウェアは複数ありますが、比較対象になりやすいのは Microsoft 365です。この２つは他のグループウェアと違って、メールやストレージから表計算や文書作成まで、仕事に必要な機能が一通り揃っています。機能の比較は以下の通りです。

表のとおり、Google WorkspaceとMicrosoft 365は使える機能やプランには差がありません。同じように見える両者ですが、以下のような違いがあります。

フルクラウドかどうか

Google Workspaceはフルクラウドで、ネットが繋がっていれば全ての機能を使えます。追加でアプリをインストールする必要はありません。同じようにMicrosoft 365もフルクラウドで使えますが、インストールして使うアプリ版と比べて機能が制限されているため、機能を100％使うためにはクラウドとインストールアプリを併用する必要があります。

全ての機能をWEB上で完結できるGoogle Workspaceの方が、使いやすさの点で優れています。

機能の更新スピード

機能が更新されるスピードはGoogle Workspaceの方が圧倒的に早いです。Google Workspaceのアップデートブログを見ていただくと分かりますが、ほぼ毎日のように更新されています。筆者もGoogle Workspaceの導入を支援する立場として毎日アップデートブログは見ていますが、それでもついていけないほどに機能の追加や更新が早いです。対してMicrosoft 365のアップデートサイトを見ると、月に数件のアップデート情報しかありません。

このように、Google Workspaceの方が機能の追加や改善が早いです。

これほどまでに便利なGoogle Workspaceですが、必要なものは独自ドメインとDNSサーバーの2つだけです。

独自ドメイン

ドメインとはインターネット上の住所で、メールアドレスやHPに利用されています。メールアドレスだと@マーク以降の文字列のことを指します。この文字列を自分で決めて取得したドメインを独自ドメインといいます。逆に@gmail.comのような皆で共用しているドメインを共用ドメインと呼びます。Google Workspaceでは前者の独自ドメインが必要になります。ドメインの取得は安いと年1000円ほどで取得できます。

関連記事：Google Workspaceで独自ドメインを使ってみよう！

DNSサーバー

ドメインがどのメールサーバーやWEBサーバーに紐づくかを設定しておくのがDNSサーバーです。Google Workspaceを導入するには、独自ドメインと紐づいたDNSサーバーにGoogle Workspaceを使う設定を入力する必要があります。

このように Google Workspaceを導入するには独自ドメインとDNSサーバーが必要ですが、独自ドメインを持っていればDNSサーバーも持っていることが多いです。HPを持っていたり独自ドメインのメールアドレスを使っているならまず間違いなく持っています。

もし自分がDNSサーバーを持っているかわからない場合は、ドメイン業者に確認してみてください。

Google Workspace導入の注意点

Google Workspaceの導入を決める際に、1つ注意しなければいけないことがあります。それは Google Workspaceを導入した際のメリットや運用方法を、事前に組織全体で共有しておく必要があるということです。

Google Workspaceを導入するメリットの共有

Google Workspaceは導入して終わりではなく、組織全体で様々な機能を使い倒してこそ真価を発揮します。

しかし多くの従業員にとって新しい仕組みを覚えることは大きなストレスになるので、せっかくGoogle Workspaceを導入しても全く使われないということも起こり得ます。その結果導入しただけで運用がされない、ただお金だけかかっているという残念な状況になってしまいます。

それを防ぐために、導入前にGoogle Workspaceを導入するメリットや運用方法を組織全体に共有しておく必要があります。

特にGoogle Workspaceを導入することで具体的にどのように仕事が変わるのか、従業員にどんなメリットがあるのかを伝えることが大切です。

そうすることで、導入したGoogle Workspaceが全く運用されないというリスクを減らすことができます。

Google Workspaceを活用して業務を効率化しよう

全ての操作がWEB上で完結している点やアプリの豊富さ、アカウントの管理機能など、Google Workspaceは組織で使うには最適なグループウェアです。

Google Workspaceの導入・活用などについて迷う場合には、お気軽に吉積情報までお問い合わせください。

お問い合わせ・ご相談はこちら：https://www.yoshidumi.co.jp/contact

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