こんにちは。新卒2年目のRYOBALです。
社会人になって1年が経ち、エンジニアやマーケティング部で様々な業務をしてきました。今回は新卒からこの方法をしていれば、仕事を早くこなせていたという業務効率化について僕の経験を通して紹介していきます。新卒1年目の方や今より業務を効率よくこなしたい方はぜひ最後まで読んでみてください。
効率化手段①タイピング
PCを使って業務を行う方は多いかと思います。
日々の業務で当たり前に使っているタイピングだからこそ、早くなった方が効率よく仕事をすることができます。
タイピングをするメリットは下記があります。
・キーボードを打つ作業の仕事の生産性が上がる
・議事録が早く正確に取れる
・手書きよりも入力が速い
CROOZ SHOPLISTの新卒研修でもタイピング研修があり、設定された合格ラインを超えないと配属させてもらうことができません。具体的な合格ラインというのはタイピングサイトを使って5分間で750文字以上入力できれば合格というものです。最初は新卒全員が300~400文字程しか入力することができません。750文字以上ってがっつり練習しないとかなり厳しいラインなんですよね。
それでも毎日コツコツ練習していると3か月や4か月後には750文字を達成することができます。中には1000文字以上入力できる人も出てくるほどです。
タイピングスキルが上がると必然的に文字の入力スピードが上がるので生産性も上がります。もちろんブラインドタッチもできるようになっているのでわざわざキーボードを見て入力することもありません。
僕は新卒の時にタイピングの勉強をしていて本当に良かったなと感じています。タイピングが遅いなと感じている人も練習次第で早くなるので是非、練習してみてください。
効率化手段②ショートカットを覚える
「社会人の方にとっては当たり前だよ」と思うかもしれませんが、ショートカットを覚えることも業務効率化には大切です。
【Windowsの場合】
・コピー(Ctrl + C)
・貼り付け(Ctrl + V)
・上書き保存 Ctrl + S
・元に戻す Ctrl + Z
・印刷ダイアログボックスの表示 Ctrl + P
・検索 Ctrl + F
・置換 Ctrl + H
・全選択 Ctrl + A
など、基本的なショートカットからあまり知られていないショートカットまで数多くあります。ショートカットは普段使っていくと習慣になり自然と覚えられるものです。
例えば、Excelで10,000行以上記載のあるシートのデータをコピーしたいとします。ショートカットを知らない人であれば、ひたすら下矢印を押して最終行まで選択してコピーしていくので1分以上かかるでしょう。
しかし、ショートカットを知っていれば、「Control+Shift+↓」を使えば1秒で選択することができます。
このようにショートカットを使える人と使えない人では仕事のスピードが変わってくるのです。特に、日々Excelやスプレッドシートを使う人であればショートカットをいち早く覚えることをおすすめします。
効率化手段③関数
ショートカットと同じくExcelやスプレッドシートを使用する上で覚えておきたいのが関数です。
Excel関数を使用すると、手作業とは比較にならないほど速く、正確にあらゆる計算を処理できます。作業効率や正確性を向上させる上で、関数の使用は必須。まずは、基本の関数を習得し、それからは業務の内容に合わせて必要な関数を習得することをおすすめです。
SUM 合計値
MAX、MIN 最大値・最小値
ROUND 四捨五入
IFERROR エラー時の表示切替
IF 条件判定
IFS 複数条件判定
SUMIF 条件を指定して合計
SUMIFS 複数条件で合計
COUNTIF 条件を満たす値の数
COUNTIFS 複数条件を満たす数
VLOOKUP 値の検索・表示
が代表的な関数としてあります。
僕もSUMやVLOOKUP関数はよく使用していました。これまでSUMIFS関数を使用していませんでしたが、使い始めてからは「なんて便利な関数があるんだ！」と感動して頻繁に使っています。
関数は条件式が複雑になると覚えるのも大変ですが、使ってみると生産性が上がる関数がたくさんあるので是非勉強して使用してみてください。
効率化手段④目的を明確にして仕事をする
当たり前のことだと感じるかもしれませんが、意外にできていない人は多いです。
目的を知って仕事をすることで、正しい手段を選択して目的を達成することができます。
特に、上司から仕事を依頼されるのが多い新卒ではこの目的を把握せずに仕事をしてしまう人も多いです。なので、言われたことをただこなす部下になってしまいます。
もしかすると、自分がやっている仕事は目的とずれた仕事をしてしまい、最終的に結果に繋がらない仕事をしていることもあります。時間をかけても何も成果が出ない仕事なのです。そうならない為にも、今の仕事はどういう目的があってしているのか理解して行うようにしましょう。
また、目的を理解して仕事をしていれば途中で「別の方法をした方が目的を達成できる」と上司に提案することもできます。
課題を解決するための近道をする上でも目的を明確にして仕事をすることは業務効率化の一つとも言えますね。
まとめ
今回は仕事を効率よくこなす業務効率化について紹介しました。今回紹介した方法は僕も実際に新卒としてやっておいて良かった方法です。別の会社の友人はタイピングが遅いなどで仕事で苦労している人もいます。
タイピングや関数など当たり前に使っているものこそ早く習得することで今後の仕事のパフォーマンスも上がると思っています。
今後も業務を通して経験したことや役に立ったことを記事にして発信していくので楽しみにしてください。また、他にも面白い記事を発信しているので是非別記事も読んでみてください。それでは、また次回のブログで。BYE☆
