本記事は
技術広報Week
最終日の記事です。
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5日目
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これが公開される頃、育児休業に入っている予定の大久保です。
きちんと取得できる制度があるNRIネットコムと、私が抜けている間にフォローをしていただける上司と同僚の皆さんに感謝です。
今回のテーマは、Zoomでオンラインセミナーを実施する際のポイントです。
技術広報チームはブログ運営の他に勉強会やセミナーを主催して、NRIネットコムの技術を広める活動を実施しています。
まだまだコロナの影響が大きい中、オンラインで勉強会やセミナーを実施することも多く、参加者側もオンラインセミナーに好んで参加する状況になっているかと思います。
冒頭の近況にも関連しますが、先日、両親学級（バースクラス）という出産に向けた勉強会のようなものに参加しました。コロナ禍の情勢を加味して、オンラインでの開催でしたが、看護師さんが普段の業務では使わないツールを使っての開催だったため、複数のトラブルが発生しました。
似た状況は他の業界でもあると思いますし、最初は誰でも不慣れだと思います。
この記事では、こういったトラブルの事例やつい見逃してしまう点もまじえて説明します。
ウェビナーなのか、ミーティングなのか
Zoomにはオンライン会議で使用するミーティング機能の他に、オンラインセミナーに特化したウェビナー機能があります。 どちらかを選択して設定を行い、参加者にURLをアナウンスすることになるのですが、概ね数十人程度の小規模開催の場合、普段使い慣れているミーティング機能を使って実施するという選択肢もありです。 実はできることは大きく変わらないため、どちらを使うかは以下の観点で選択するとよいです。
| Zoomミーティング | Zoomウェビナー | |
|---|---|---|
| コミュニケーション | 参加者と音声でやり取りできた方が良い | 参加者とは文字でのやり取りで十分 |
| 双方向性 | 参加者の顔映像を共有して、一体感を出したい | 発表は基本的に一方通行 |
| 参加者との関係 | 参加者に身内や身近な人が多い | 参加者に初めましての人が多い、参加者が不特定多数 |
| 参加者の氏名の共有 | 参加者の名前を参加者全員に共有しても構わない | 参加者同士の名前は見えないのが望ましい |
講演中のトラブルをより防げるのはZoomウェビナーです。 例えば、参加者の方のミスでマイクをオンにしたままとなり、騒音が混じることで円滑な講演が妨げられる恐れがありますが、Zoomウェビナーだと参加者の音声を共有すること自体ができないので、トラブルを予防できます。
また、開催後アンケートを取る場合、Zoomウェビナーにしておくと、アンケート自体をZoomで設定することができ、参加者への案内メールも自動で送ることができるので便利です。
※Zoomミ－ティングでは、参加者への開催後アンケートフォームが作れないので注意
名前、見えちゃいますよ？
Zoomウェビナーで開催した場合、参加者同士の所属や氏名は通常見えないようになっていますが、Q&A機能で参加者への質問に運営側が回答すると、参加者全員に質問者の名前が見えてしまいます。参加者同士の所属会社や氏名が知られてはいけないセミナーの場合、トラブルにつながりかねないので、Q&A機能を使用する際は、匿名での質問を許可して匿名で質問してもらうようにしましょう。
また、自分の名前を他の参加者に知らせたくないという人、結構多いです。質問や意見があっても発言を敬遠されてしまい、せっかくの貴重な意見を貰える機会を逸してしまいます。「チャットで宛先指定や匿名チェックを入れることであなたの名前が全体に伝わらないようにできますよ」というアナウンスをしてあげるとそのような方へのフォローにつながります。
声、、、聞こえていません
講演者がマイクオフのまま、一生懸命喋ってしまうトラブルです。 複数の講演者がいて、交代するときにありがちです。 というか、セミナーや勉強会参加の5回に1回は、声が聞こえないトラブルに遭遇します。 対策としては、運営側のメンバーがオンラインで参加して、トラブル発生時に速やかに講演者に連絡できる体制とコミュニケーション手段を整えておくことです。
動画の音声聞こえていません
用意してある動画を再生、共有して見せることがあるかと思います。
この時参加者に音声が聞こえていないケースによく遭遇します。
動画を流している側は音声が聞こえていて問題に気付きにくいことから、音声のない動画が長々と流されてしまいがちです。
動画を共有する場合は、「サウンドの共有」のチェックが必要です。参考にZoomバージョン5.13での手順画像を載せておきます。ZoomウェビナーでもZoomミーティングでも手順は同じです。
Teamsの場合は「コンピューターサウンドを含む」のチェックを入れ忘れないようにご注意ください。
発生してしまった時のために、運営側のメンバーがホストやパネリストの立場でなく、いち参加者として参加して気付けるようにし、講演者に連絡できるようにしておくとよいです。
リハーサルの実施
これは以前公開した下記の記事でも言及しているのですが、リハーサルは絶対やりましょう。その際、発表者側と参加者側の2種類の立場での実施を心がけてください。担当が自分一人という場合には難しいかもしれませんが、その場合でも同僚に参加者側の立場でのリハーサル参加をお願いして、意見をもらうようにしましょう。
